员工离职 IT 交接检查清单：员工离职时如何保护公司

一位员工交回笔记本电脑，离开了公司。可是他的电邮账户仍然有效，私人手机还在接收公司信息，VPN 访问权限也还没有移除。

在忙碌的交接过程中，这些漏洞很容易被忽略。

员工离职 IT 交接（offboarding），是指在员工离职时移除访问权限、保护公司资料，并转移数字工作职责的过程。对中小企业来说，一份清楚的检查清单，能在维持日常运作的同时保护公司数据。

1. 确认离职日期与停用权限的时间

人事部、员工的主管和 IT 应该共同确认员工的最后工作日，以及停止访问权限的确切时间。

在这个期限之前准备好交接。如果员工是即时离职，应与管理层协调移除权限的时间，确保重要系统在适当的时候得到保护。

记录每项工作由谁负责，以及由谁接手该员工的工作。

2. 列出所有账户与访问方式

停用公司电邮，只是离职交接的其中一部分。

检查员工是否能访问以下各项：

• 公司电邮，以及 Microsoft 365 或 Google Workspace。
• 办公室电脑、服务器、共享文件夹和 NAS 储存。
• 会计、薪资、CRM 和其他业务应用程序。
• VPN 和远程桌面服务。
• 具有无人值守访问功能的远程支援工具。
• 密码管理器和共用的登入资料。
• 公司网站、域名、主机和社交媒体账户。

也要包括那些使用独立密码、而不是用公司主要登入账户的应用程序。

3. 停用登入并撤销现有的访问权限

在约定的时间，停用员工的账户，并利用各平台的管理功能撤销正在使用的登入会话。

检查已登记的身份验证方式、恢复联络资料、应用程序密码和已连接的应用程序。移除可能通过已保存的登入会话或其他设备继续存在的访问权限。

单单更改密码，不应被视为完整的离职交接程序。

对于员工能够访问的共用账户，应更改相关的登入资料，并通过公司认可的安全方式更新获授权的使用者。

4. 保留并转移重要的业务资料

在删除账户或清除设备之前，先确认哪些业务资料必须保留。

这可能包括客户往来电邮、报价单、项目文件、会计文件，以及存放在员工电脑里的工作资料。

指定一位获授权的人员接收这些资料，并确认他能够打开。在可能的情况下，把共享的业务文件移到公司管理的储存空间，而不是继续留在某一位员工的账户下。

在删除资料之前，先确认适用的资料保留要求，以及是否有调查或保存证据的需要。

5. 安排电邮的延续

员工离职后，客户和供应商可能仍会继续发电邮给他。

决定是否需要让获批准的同事取得委托访问权限、设置共享邮箱、安排临时的内部转发，或设置自动回复，引导客户联络新的负责人。

应使用由管理员管理的访问方式，而不是分享前员工的密码。

为临时安排设定检讨日期。在移除授权（license）或删除账户之前，先确认平台的资料保留和授权要求。

6. 收回公司设备

利用资产清单，收回笔记本电脑、台式电脑、手机、外接硬盘、安全密钥和其他发放给员工的设备。

记录归还日期、设备状况，以及任何缺少的物品。

在把设备分配给其他人之前，IT 应确认所需的业务资料已经保留，移除前一位使用者的访问权限，并为下一位使用者准备好设备。

对于用来工作的私人设备，应通过获授权的程序，移除公司账户和受管理的业务资料。任何远程移除操作，都应遵守公司政策和事先约定的范围。

7. 检查共享链接与数字资产的拥有权

有些访问权限很容易被忽略。

检查文件共享链接、共用的密码库、团队成员资格、邮箱的委托权限，以及远程访问设置。

转移网站、域名、订阅服务和其他公司服务的负责权。确保离职员工的私人电话号码或电邮地址，不是公司重要账户唯一的恢复方式。

如果该员工拥有管理员权限，应另外单独检查。

8. 核实完成并结案记录

只有在所有变更都经过检查之后，离职交接才算完成。

确认访问权限已经移除、所有设备都已收回，而且接任的员工能够取得工作所需的资料。

记录任何尚未完成的事项、负责人和跟进期限。

员工离职 IT 交接快速检查清单

• ☐ 确认离职日期和停用权限的时间。
• ☐ 找出所有账户、权限和远程访问方式。
• ☐ 停用登入并撤销正在使用的登入会话。
• ☐ 检查身份验证、恢复方式和应用程序访问权限。
• ☐ 更改员工能够访问的共用登入资料。
• ☐ 保留并转移所需的业务资料。
• ☐ 安排电邮的延续。
• ☐ 收回并重新准备公司设备。
• ☐ 检查共享链接，并转移数字资产的拥有权。
• ☐ 核实完成情况，并记录尚未完成的事项。

让离职交接成为公司的例行程序

一套一致的离职交接流程，有助于避免员工离职时出现被遗忘的访问权限、遗失的文件和工作中断。

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